Присваивать ли исх номер письму группе

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Основные требования к составлению и оформлению документов кроме судебных актов 3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. При подготовке документов кроме судебных актов необходимо соблюдать следующие правила: В состав подписи входит: Первый экземпляр исходящего документа письма направляется адресату с оригиналом подписи. Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера, исходящих из суда документов.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Письма-просьбы - едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему:

10 любимых ошибок в управлении документами

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав.

В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Анжела 17 02 Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку?

Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель. Снимать копию ксерокопию документа принимающая организация не обязана. Анжела 24 02 На что можно ссылаться что организация не обязана делать копию для отметки? Может быть какой-то официальный документ?

Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от Николай 19 07 В ФЗ нет п. У меня следующий вопрос: Но из-за большого числа документов, регистрируемых задним числом через дробь: В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры.

Можно ли сменить порядок нумерации сейчас? Это нигде пока не прописано. Порядковый номер — это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5. Буквенное обозначение — это когда определенному массиву группе регистрируемых документов присваивается свое обозначение.

Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа — в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5. Теперь по первому вопросу.

Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года. Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит — дата документа.

Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято. Татьяна 17 03 Добрый день! У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции.

Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день.

Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов.

Вероника 23 03 Добрый день, подскажите. Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату. Все документы могут регистрироваться в электронном виде. В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом.

Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых исходящих документов.

Наталья 15 06 Здравствуйте! В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте. Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание?

Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней. Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания — это прерогатива вашего руководства.

Гульназ 19 07 Здравствуйте! У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя. Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами.

Александра 21 07 Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела? И к какому году архив. В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел. При составлении описи дел присваивается архивный номер номер по порядку согласно утвержденной описи.

Как правило, документ, утвержденный в году, относится к году. Однако план работы на , утвержденный в году, будет относиться к годовому разделу описи за год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку.

Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы? В некоторых государственных и муниципальных органах например, собес, пенсионный фонд при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов.

Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов. Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются.

Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре вашем секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты.

Алексей 15 09 Добрый день! Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров. Каким законом это подтверждается?

Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов. Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом.

Ольга 22 09 Добрый день! Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ. Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа.

Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего? Права ли она? Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер. Подпись на входящем штампе не проставляется. Елена 23 11 Здравствуйте!

В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью. НО своей печати у них нет. Какую печать им ставить? Заверительная надпись в журнале и др. Достаточно подписи должностного лица с расшифровкой и даты.

Сергей 24 11 Здравствуйте! Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр. Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую. И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т?

Графы в журнале пустуют, а при проверке что буду говорить вообще без понятия. Укажите в инструкции по делопроизводству, что документы должны передаваться через службу делопроизводства для соответствующих отметок.

Анастасия 06 12 Добрый день! Подскажите, должны ли регистрироваться анонимные письма, поступающие в организацию? Если нет, то каков порядок обращения с ними? Согласно п. Однако если в обращении содержится важная общественная информация, информация о противоправных деяниях, его необходимо передать в соответствующий государственный орган.

Поэтому анонимное письмо следует зарегистрировать с соответствующей отметкой, далее действовать исходя из содержания письма. Если письмо не рассматривается, в журнале регистрации делается соответствующая отметка.

Алёна 21 12 Добрый день.

Регистрация документов

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации. Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты: Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов: В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации: В разделе Инструкции по делопроизводству раскрывается: Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации входящих документов пример. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения пример.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения?

Сопроводительное письмо к документам

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Журнал регистрации входящей документации

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Согласно правилам учета входящих документов, им не присваивается регистрационный номер, они передаются адресату или в соответствующее подразделение сразу после первичной обработки. Несмотря на это, предприятие или организация может получать и письма, которые подлежат специальному учету делопроизводителем. К таковым относятся: Структура журнала Форма регистрации предполагает наличие в журнале следующих граф: В частности, они: Наша продукция отличается качеством бумаги и печати.

Регистрация входящих документов

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет.

Как составить служебную записку

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как Порошенко и депутаты смотрели фильм Слуга Народа
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Будимир

    Нахера этв дичь у меня в рекомендуемых?

  2. arspirev72

    Ваще похуй,занимаюсь автозвуком,давлю 130 дБ спокойно)))

  3. Алевтина

    ЖЕНЯ ХОРОЛСкажите пожалуйста я работаю в Литве официально хочу приехать в Украину на новый год.При выезде обратно в Литву в середине января будут проблемы?

  4. quinoutrabens66

    В 12 пункте об лишении украинцев конституционных прав

  5. Аграфена

    Был там летом

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных